Wie Sie erfolgreich englischsprachige E-Mails verfassen

Von Frank Habbe

Vielen Menschen graut es allein beim Gedanken daran: Die ausstehende E-Mail auf das Angebot aus Manchester, die noch unbeantwortete Einladung des britischen Kollegen zu einem gemeinsamen Meeting oder der noch nicht fertige Bericht an den Chef in Detroit. Viele stellt die Formulierung solcher E-Mails vor große Probleme, da sie den Text in englisch verfassen müssen. Sicher fällt es den meisten etwas schwerer, in einer Fremdsprache zu kommunizieren, doch wenn Sie sich an ein paar Regeln halten, sollte Sie dies vor kein großes Problem stellen.

Generell gilt für E-Mails in englischer Sprache:

  • Fassen Sie sich kurz. Das betrifft zum einen die Sätze, die im englischen knapp und gut verständlich gehalten werden. Lange Bandwurmsätze sind schon auf deutsch oft problematisch - auf englisch will sie niemand lesen.
  • Hüten Sie sich vor „Denglish“ - also eins zu eins übersetzen deutschen Begriffen und Phrasen. Im besten Falle lösen Sie damit bei Ihrem englischen Gegenüber Belustigung, wahrscheinlich aber Kopfschütteln und Verwunderung aus.
  • Übersetzungstools aus dem Internet mögen vielfach hilfreich sein, aber Sie sollten nie auf diese Weise übersetzte Inhalte übernehmen, ohne diese noch einmal genau geprüft zu haben.
  • Machen Sie den Text nicht unnötig kompliziert. Je leichter er verständlich und je besser er zu lesen ist, desto erfolgreicher ist letztendlich die Wirkung des Textes.

Von Vorteil ist, dass Texte im Englischen tendenziell formloser als auf deutsch gehalten sind. Dazu sind die Sätze einfacher strukturiert, was es gerade Einsteigern leichter macht, englische E-Mail zu schreiben. Halten Sie sich bei der Gestaltung und Formulierung einfach an die folgenden Tipps. Sie werden überrascht sein zu sehen, wie leicht es Ihnen fällt, eine E-Mail zu verfassen.

Aussagekräftige Betreffzeile

Bedenken Sie stets, dass Ihr Kontakt täglich höchstwahrscheinlich ebenso viele E-Mails in seinem Postfach erhält, wie Sie es tun. Insbesondere wenn es sich um einen neuen oder noch nicht engen Kontakt handelt, ist eine aussagekräftige Betreffzeile entscheidend, ob Sie sein Interesse wecken oder nicht. Viele begehen trotzdem den Fehler, und flüchten sich in Allgemeinsätze wie „your offer from…“ oder „regarding our meeting in…“. Das ist schade, denn neben Ihrem Namen ist die Betreffzeile das ausschlaggebende Kriterium darüber, ob und wann Ihre E-Mail geöffnet wird. Seien Sie bei der Formulierung ruhig kreativ, konzentrieren sich aber bitte stets auf Ihr Anliegen. Dabei sollten Sie die Länge im Hinterkopf behalten. Viele E-Mail-Programme zeigen nur fünf bis sieben Wörter an, weshalb Sie diese Anzahl nicht überschreiten sollten.

Angemessene Anrede

Ein gelungener Einstieg erleichtert vieles. Deshalb ist auch im englischen Schriftverkehr per E-Mail die Anrede äußerst wichtig. Beachten Sie bitte die wichtigste Regel: Achten Sie auf die Schreibweise des Namens! Ein falsch geschriebener Name macht mehr kaputt, als fast alle Fehler in der folgenden Mail. Im Unterschied zum deutschen Einstieg mit „Sehr geehrte…“ klingt das in Großbritannien häufig verwendete „Dear“ formloser und vertrauter. Entscheidend ist, ob Ihnen der Namen Ihres Ansprechpartners bekannt ist.

Bedenken Sie bitte, dass es auch bei der Anrede Unterschiede zwischen britischem und US-Englisch gibt.

Beispiele

  • Förmliche Anrede bei unbekanntem Empfänger:
    Dear Sir or Madam  oder in den USA To whom it may concern:
  • Förmliche Anrede bei bekanntem Empfänger:
  • Dear Mr/Ms …; in den USA mit einem Punkt nach Mr. und Mrs.
  • Anrede für vertraute Geschäftskontakte:
    Dear Peter/ Lea  oder in den USA Hello Peter, Hi Peter, Hi there oder nur den Vornamen des Angeschriebenen

Tipp: Wenn Sie eine vorherige E-Mail beantworten und sich nicht sicher über die Anrede sind, übernehmen Sie einfach die Form Ihres Kontakts; so machen Sie wenig falsch. Werden Sie beispielsweise mit dem Vornamen angesprochen, halten Sie es ebenfalls so. Natürlich gilt auch bei englischen E-Mails: Wenn Sie sich unsicher sind, verwenden Sie die formalere Variante.

Einstieg

Nach der höflichen Anrede kommen Sie zügig auf den Grund Ihrer E-Mail. Ist der Kontakt etwas persönlicher, können Sie mit einem einleitenden „How are you?“ oder „I hope you are well.“ beginnen und dann zum Kern kommen. Hier wählen Sie eine passende Formulierung in Abhängigkeit von Ihrem Anliegen, also beispielsweise „I am writing in reference to your…“ oder „Thank you for your…"

  • inquiry  
  • offer
  • email

Oder einfach nur „Thanks for reaching out“.

Die Grundaussage formulieren Sie dann in möglichst wenigen Sätzen.

Struktur

Wie bei jeder E-Mail sollten Sie bei der Formulierung eines Schreibens an Ihren englischen Kontakt auf knappe und präzise Aussagen Wert legen. Die Sätze halten Sie deshalb kurz und prägnant. All zu ausschweifenden Erklärungen oder Beschreibungen sollten Sie vermeiden. Im Vergleich einer deutschen E-Mail mit ihrem englischen Pendant gleichen Inhalts werden Sie feststellen, dass Letztere meist mit deutlich weniger Worten auskommt.

Strukturieren Sie Ihre Aussagen in klar abgegrenzten Paragraphen oder Absätzen. So erleichtern Sie ihrem Gegenüber den Lesefluss und das Verständnis.

Schlussformel

Wie auch bei der Anrede ist die anschließende Schlussformel vergleichsweise formlos gehalten. Möchten Sie Ihren Kontakt zudem ermutigen, Ihnen zu antworten, können Sie gerne ein „Please feel free to contact me” an den Schluss Ihrer E-Mail setzen und damit höflich um Rückmeldung bitten.

Beispiele

    • Formal, standardmäßig:
      Sincerely yours, Yours sincerely, Yours faithfully
    • Weniger formal:
      Kind regards, Best regards, Thanks
    • Persönlich:
      Best wishes, All the best, oder einfach nur Ihren Vornamen

Wenn Sie diese Hinweise befolgen, sind Sie formal auf jeden Fall schon einmal auf der sicheren Seite. Nun liegt es an Ihnen, dieses Format für eine erfolgreiche E-Mail mit Inhalt und Leben zu füllen.

Und wenn Sie doch noch etwas Unterstützung brauchen, dann helfen wir Ihnen gerne hier.

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